Cela fait un petit moment que je réfléchis à partager mes réflexion sur le thème du télétravail. Cet article se destine en priorité aux gens qui n’en ont pas l’habitude mais j’espère que chacun pourra en retirer quelque chose, que vous soyez voix-off (ou pas!), auto-entrepreneur, freelance ou salarié.
30ème jour de confinement. Et si pour certains les choses commencent à se mettre en place, selon une routine redéfinie en fonction des circonstances, pour d’autres les choses se corsent de plus en plus : belle-maman appelle 15 fois par jours, puisque « tu ne bosses pas, tu es à la maison, non ?! », les enfants sont infernaux et hurlent par dessus le dernier album de Jul qui joue en « arrière-plan » (95 décibels tout de même ! Pas trop longtemps, hein, on est d’accord ! Maman et papa on besoin de concentration *s’arrache les yeux, les larmes aux yeux*). Quand ils redescendent un peu, il faut gérer les devoirs (le cosinus ? Laisse tomber mon chéri, je ne m’en suis jamais servi de ma vie!). Et ça fait beaucoup trop longtemps qu’on a pas fait redescendre la pression en même temps qu’on descend une bière ou un Mojito en terrasse, trop longtemps pour gérer ça avec sérénité. Bref… la vie ne s’arrête pas parce qu’on est assigné à résidence et on a vite l’impression que seules les familles échappées des grandes villas de nos séries américaines préférées ont une chance de survivre en quarantaine. Spoiler-alert : c’est faux !
Ce blog n’a pas pour vocation de donner des conseils sur la vie domestique mais j’espère qu’il vous inspirera pour la partie travail ou plutôt télétravail. Si vous êtes nostalgique des longues conversations à la machine à café, des débriefs dans une salle de réunion high-tech et des records en trottinettes électriques pour arriver à l’heure au bureau, allez vous faire un café et voyons ensemble ces quelques règles de base pour une pratique du télétravail saine et productive.
Maintenir un cadre
Je ne parle pas d’accrocher les œuvres d’art du petit dernier au mur. Il y en a tellement c’est jours-ci qu’ils servent de tapis de sol et dessous de table. Votre faute en même temps ! Dès qu’il vient vous demander de jouer avec lui vous lui répondez « et si tu me faisais un joli dessin ? ».
1. Des horaires, un costume et un tailleur
Travailler de chez-soi c’est sympa ! Je le sais, c’est mon quotidien. C’est moi qui décide quand sortir de mon lit. Aussi, la tentation de binge-watcher la nouvelle série Netflix et repousser le réveil d’une heure ou deux est grande. Sauf que ce genre de petits plaisirs coupables ne tiennent pas dans le temps. Alors, si d’ordinaire vous avez une heure de trajet jusqu’au bureau, voilà tout ce que vous devriez gagner… Mais la reprise en sera d’autant plus difficile !
Le pyjama cosy en pilou-pilou peut vous donner l’impression d’être votre nouveau meilleur ami mais… je vous assure que vous habiller est important. On est d’accord, vous pouvez faire l’impasse sur la cravate et les talons hauts. Mais on évite de rester en caleçon. La raison est simple, de la même façon qu’un chef de gare porte une casquette, avec votre « bleu de travail » vous endossez votre rôle de travailleur actif. Sans compter que quand l’appel Skype de votre boss retentira, vous serez prêt.e en un clin d’œil. Pas comme Roger qui apparaît sur l’écran avec les cheveux en bataille, une chemise déboutonnée et un bout de salade d’hier coincée entre les dents !
2. Fixer des horaires
Rien de sorcier. Pour être efficace, la plupart d’entre nous marchent mieux à la deadline. Avoir un horaire de début et fin de travail dans la journée peut s’avérer utile. Ça évite de lambiner et déborder sur la vie de famille. Vous n’échapperez pas indéfiniment à cet exos de maths, vous le savez bien.
3. Établir un planning
Faire un planning est toujours utile. Cela vous permet de lister vos tâches et de les diviser en parties inter- ou co-dépendantes. Ainsi, vous obtenez 2 vues sur l’avancée de votre travail : une vision d’ensemble et une vision plus détaillée, tâches par tâches. Non seulement vous éviterez les oublis mais vous serez plus à même de réaliser vos tâches par ordre d’importance et dans les temps. Si tout est planifié, vous vous imposez plus de rigueur.
Si vous travaillez en groupe, ce planning peut-être pensé collectivement. Mais je vous recommande néanmoins d’avoir votre propre planning en plus, pensé selon votre façon de travailler.
Cela peut-être la première chose à faire, dès le début de la semaine. Je trouve qu’il est toujours plus pratique de le faire sur papier, visible n’importe quand. Pour les afficionados du Bullet Journal, c’est le moment de s’y adonner sans scrupules.
4. Ton espace de travail tu soigneras
On le sait, notre environnement influence grandement le cours de nos pensées. Travailler dans un environnement rangé et propre nous aide à y voir plus clair dans notre esprit. Pensez-donc à faire de l’ordre, à ne pas laisser les tasses de café vides s’accumuler et tâcher les dossiers à rendre. Cela concerne aussi votre espace de travaille digital. Faites le tri sur le bureau de votre ordinateur et triez vos fichiers et dossiers après les avoir soigneusement nommés (impossible de s’y retrouver dans les dossiers « folder1 », « folder2 », « folder8956 »…)
Je vous conseillerais également de pas travailler depuis votre lit (on en sort plus et on s’endort ! Croyez-en mon expérience). Si vous n’avez pas le choix et que votre chambre est le seul espace de la maison où vous puissiez rester concentré suffisamment longtemps, essayez d’aménager un espace dédié et d’être assis confortablement. Cela vous évitera de nombreux problèmes de dos et de cervicales.
L’endroit où l’on travaille n’est pas non plus l’endroit où l’on prend ses repas.
5. Couper les ponts avec la famille… et le reste du monde !
Maintenir un cadre
de travail optimal, c’est s’assurer de pouvoir travailler sans
être dérangé. C’est très compliqué lorsque l’on
télétravaille, surtout, quand on est parent, mais pas impossible !
Je dirais qu’il faut s’isoler physiquement si on le peut et
bien préciser aux autres membres de la famille que ce n’est pas
parce qu’on est là physiquement qu’on est disponible. Il
convient de le rappeler à votre entourage, gentiment mais fermement.
S’ils vous aiment vraiment, ils comprendront !
Lorsque
les deux parents télétravail, on peut mettre en place des gardes
alternées : le matin papa s’occupe des enfants et maman
travaille à l’écart total et inversement l’après-midi. Mieux
vaut une demi-journée de pleine concentration qu’une journée
complète avec 15 interruptions par heure. Cela n’en sera que mieux
pour le couple !
Cela vaut aussi pour le téléphone et les réseaux sociaux ! Filtrez les appels (votre maman attendra ce soir!) et délaissez vos réseaux sociaux perso au profit de votre boîte mail pro. La prochaine parodie de votre chanson préférée sous quarantaine sera facile à retrouver, promis!
Optimiser sa santé
Après tout, c’est bien là le but du confinement : rester en bonne santé.
6. Quand la pause s’impose !
Côté santé, j’ai déjà évoqué l’importance d’être bien assis et de prendre ses repas à table, pas à son bureau.
Il ne faut donc pas négliger les pauses. Elles sont bonnes pour votre santé physique et votre santé mentale. Tous les prétextes sont bons : aller se préparer une tisane (on évitera le grignotage qui va souvent avec 😉 ), faire quelques étirements, passer le balais avant de se mettre sur le balcon ou dans le jardin quelques minutes. Et pourquoi ne pas mettre de la musique et danser ? Mieux vaut d’ailleurs écouter de la musique, un podcast ou regarder une vidéo en guise de pause plutôt que pendant qu’on travaille. Sinon, adieu concentration et efficacité !
Mais attention à ne pas abuser des écrans. Le mieux est de les bannir pendant les pauses et de prendre le temps de se reconnecter à soi-même, cela prévient la fatigue mentale et aide à maintenir, voire retrouver, sa concentration.
7. Il va y avoir du sport !!
Qui dit « plus
de sorties » dit moins d’activité physique. Alors, plus que
jamais, il est important d’adopter un mode de vie sain et de se
fixer des plages d’activités sportives régulière en dehors des
heures de travail.
Youtube est votre ami. Les cours de sport y
sont légion. Si vous avez l’habitude d’aller à la salle,
renseignez-vous, de nombreuses salles et de nombreux coachs offrent
du contenu gratuit pour vous aider à garder la forme !
Personnellement, je vous recommande de vous intéresser au yoga et au HIIT. Ces exercices fractionnés sont vite faits et ont des bénéfices sur votre corps plusieurs heures après (24 à 48 heures). Ils sont adaptables en fonction de votre niveau et de vos capacités physiques et requièrent peu, voire pas du tout, d’équipement. Attention toutefois à ne pas vous lancer dans de nouveaux exercices si vous ne savez pas les faire correctement. Vous risqueriez de vous blesser.
Maintenir une communication saine avec les collègues, nos employés, les collaborateurs ou nos clients
La communication c’est le nerf de la guerre et sans ou avec une mauvaise communication… c’est la guerre.
8. La visio… mais pas trop !
La visioconférence permet des échanges plus efficaces qu’un appel téléphonique classique et elle permet surtout des échanges groupés. Cela vous permettra aussi de voir d’autres têtes que celles de vos proches, de votre chat ou de la caissière exténuée camouflée sous un masque, une charlotte et des lunettes épaisses que vous avez vu il y a 10 jours (parce que vous êtes sérieux dans le confinement et c’est très bien) !
Outre l’aspect social et les échanges de vive-voix souvent plus efficaces que les échanges de 45 000 mails / messages instantanés quotidiens, l’abus de visio risque de se montrer contre-productif. Utilisez-là intelligemment en début ou en fin de journée, pour faire le planning ou le bilan du jour… mais pas tous les jours. Bref, vous l’aurez compris, comme pour tout, l’équilibre est la clé du succès.
9. Centraliser les données et les moyens de communication
Afin de maximiser votre efficience, qu’elle soit individuelle ou collective, mieux vaut ne pas éparpiller vos contenus. Exit, les 36 applis différentes et les 45 groupes Whatsapp ! Mieux vaut privilégier quelques outils simples et efficaces, quitte à prendre une heure rien que pour faire le tri et les choix les plus judicieux. Tout dépend évidemment de votre contenu et de votre secteur d’activité.
Cependant, le « Drive » de Google a fait ses preuves, de même que Dropbox.
Mieux vaut y déposer ses livrables directement plutôt que par mail. Ils ne risquent pas de se perdre dans les méandres des boîtes mail de vos collègues moins organisés qui sont sur le point de craquer (les boîtes mail, pas les collègues… quoi que…??).
D’un point de vue technique, cela évitera les ralentissements sur vos boîtes respectives. Google Drive offre également la possibilité d’éditer des documents (traitements de texte, tableaux…) directement en ligne, ce qui les rend disponibles pour tous, instantanément et évite les pertes si un PC crashe (d’ailleurs, pensez aux sauvegardes sur disques-durs) !
Il en va de même pour les espaces de réunion visio. Le choix ne manque pas : Hangouts de Google, l’incontournable Skype ou des plateformes moins connues comme Jitsi Meet… Il y en a pour tous les goûts mais mieux vaut opter pour une unique option. Ce serait dommage d’arriver à la bourre à une réunion sans l’excuse du bus loupé !
10. Attention au langage !
En ces temps incertains, on est tous un peu à cran. Les réseaux sociaux ont tendance à accentuer cet état. Souvent, on y écrit et on se relit… après avoir cliqué sur « envoyer ».
Afin de maintenir une communication efficace et une bonne cohésion d’équipe à distance, gardez toujours à l’esprit que le ton n’est pas présent sur Messenger ou Gmail. Prendre le temps de mettre les formes un minimum dans vos messages vous fera perdre moins de temps que la frustration de votre collègue, celui ou celle que vous avez mis de travers en lui demandant ultra sèchement le dernier rapport d’activité que vous aviez déjà réclamé avant-hier et qui est pourtant sur le Drive depuis 2 jours !
Tips and tricks – Kit de survie en quarantaine :
– un casque de bruit blanc pour se couper du monde extérieur. Des écouteurs avec une musique douce ou des sons binauraux feront l’affaire ! Les plus consciencieux, quant à eux, opteront pour des boules Quies.
– une gourde parce que l’hydratation est essentiel pour un bon fonctionnement de votre cerveau (en plus, les innombrables pauses pipi vous feront bouger!)
– des lunettes anti-reflet, voire qui filtrent la lumière bleue des écrans qui est nocive pour nos yeux et qui peuvent causer des problèmes oculaires (DMLA, cataractes…). Pour plus d’info, je vous invite à cliquer ici.
– la swiss ball pour les plus sportifs : ce gros ballon vous forcera à maintenir une posture gainée lorsque vous travaillez. Certaines entreprises la proposent déjà à leurs employés. Cela peut être un bon outil et vous sortirez gainé.e du confinement, avec de parfaits abdos à exhiber cet été ! La durée d’utilisation devrait augmenter progressivement et ne pas excéder 2 heures (merci à Charlène, kinésithérapeute pour son aide à ce sujet!).
– un pack informatique ergonomique : un fauteuil de travail adapté, un écran à hauteur des yeux, une souris ergonomique et un bon éclairage feront des miracles.
– du chocolat ! Parce que les fêtes de Pâques vous ont sûrement ramené le précieux sésame et qu’il est mondialement connu pour ses propriétés contre le détraqueurs et les coups de blues !
En ces temps compliqués pour tous, on observe malheureusement une augmentation des violences domestiques. Je vous mets donc ici les numéros d’urgence, que vous soyez vous même concerné ou que vous soyez témoin de violences dans votre voisinage.
– le 17 et 112 sont les principaux numéros d’appel en cas d’urgence (police ou gendarmerie)
– le 119 est un numéro d’appel dédié aux enfants victimes de violence. Néanmoins, si vous suspectez des violences sur un enfant de votre voisinage, appelez en priorité le 17.
– le 3919 : numéro d’écoute dédié aux femmes victimes de violence.